💻📜 Microsoft Excel-এ ইংরেজি ভুল বানান ঠিক করার নিয়ম 📝👍

Microsoft Excel সাধারণত ডেটা এন্ট্রি, হিসাব-নিকাশ ও বিশ্লেষণের জন্য ব্যবহার করা হয়। তবে অনেক সময় আমরা যখন Excel-এ রিপোর্ট, টেবিল বা চার্টের শিরোনাম লিখি তখন বানান ভুল (Spelling Error) হয়ে যায়। ভুল বানান কেবল কাজের মান কমিয়ে দেয় না, অনেক সময় রিপোর্ট বা প্রেজেন্টেশনে বিব্রতকর অবস্থারও সৃষ্টি করে। তাই Excel-এ কিভাবে সহজে ইংরেজি বানান ভুল ধরা যায় এবং ঠিক করা যায় তা জানা খুব জরুরি।

📝 Excel-এ Spelling Check চালু করার নিয়ম ✅

Microsoft Excel-এ আলাদা বানান যাচাই করার টুল রয়েছে। এটি চালাতে হলে যেই শিটে বানান চেক করতে চান সেটি খুলুন। আমি একটি শির্ট নিচ্ছি এই শির্টে বানান চেক করব।

এখন কিবোর্ড থেকে F7 চাপুন অথবা মেনুবার থেকে Review Spelling অপশনটি সিলেক্ট করুন।

Excel স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিটি সেলে গিয়ে ভুল বানান খুঁজে বের করবে।

📝 ভুল বানান শনাক্ত ও সংশোধন করা ✅

Spelling Check চালু করার পর Excel একটি ডায়ালগ বক্স চলে এসেছে। 

এখানে দেখেন ভুল বানান হাইলাইট হয়ে আসছে। আমি Mobile বানান ভুল লেখেছিলাম সেটাই এখানে সঠিক বানান দেখাচ্ছে। 

Correct spelling সাজেশন দেখাচ্ছে কিছু।

আপনি এখন এখানে Change এ ক্লিক করে সঠিক বানান বসাতে পারেন।

আমার এখানে তো একটি ভুল হয়েছে। আপনার যদি অনেক গুলো ভুল হয়ে থাকে তাহলে একসাথে সব ভুল ঠিক করতে চাইলে Change All ব্যবহার করুন।

আমার যেহেতু একটি ভুল হয়েছে তাই আমি Change এ ক্লিক করছি। তারপর এই ম্যাসেজ দেখাচ্ছে। Spell Check Complete দেখাচ্ছে। সাথে সাথে Mobile বানানও ঠিক আছে গেছে। 

আবার যদি Excel ভুলভাবে কোনো শব্দকে error মনে করে তবে Ignore বা Ignore All চাপতে পারেন।

📝 কাস্টম ডিকশনারি ব্যবহার ✅

অনেক সময় Excel কিছু বিশেষ টার্ম বা নাম চিনতে পারে না। যেমনঃ কোম্পানির নাম, প্রজেক্ট কোড, অথবা টেকনিক্যাল শব্দ। এগুলো বারবার error হিসেবে দেখালে কাস্টম ডিকশনারিতে যোগ করতে পারেন।

যেমন এখানে আমার নাম দিচ্ছি Shakibit তারপর Spelling এ ক্লিক করলাম। দেখেন ভুল ধরছে। 

এখন যদি আমি বানান চেক ডায়ালগ বক্সে Add to Dictionary ক্লিক করি তাহলে এই শব্দ পরবর্তীতে লিখলে ভুল ধরবে না।

এরপর থেকে Excel ওই শব্দটিকে আর ভুল হিসেবে দেখাবে না।

📝 কাজের সুবিধার্থে কিছু টিপস ✅

• রিপোর্ট বা প্রেজেন্টেশন তৈরি করার আগে সবসময় একবার বানান চেক করুন।
• কাস্টম ডিকশনারি ব্যবহার করলে সময় বাঁচবে।
• যেসব কলামে নাম, ঠিকানা বা ডেটা থাকে সেগুলোতে বানান চেক করার দরকার হয় না, শুধু রিপোর্ট শিরোনাম ও বর্ণনা অংশে চেক করুন।

📝 আমার শেষ কথা ✅

Microsoft Excel শুধু সংখ্যার হিসাব-নিকাশ নয়, টেক্সট ব্যবহারের ক্ষেত্রেও অত্যন্ত কার্যকর। বানান ভুল সংশোধনের জন্য এর বিল্ট-ইন Spelling Check ফিচার ব্যবহার করলে কাজের মান আরও উন্নত হয় এবং অফিস রিপোর্ট কিংবা প্রেজেন্টেশন হয় নিখুঁত। তাই Excel-এ কাজ করার সময় নিয়মিত বানান যাচাই করা একটি ভালো অভ্যাস।