💻✅ Excel-এ Attendance Sheet-এ Present এবং Absent লিখে দেওয়ার নিয়ম 🔍📝

আমাদের দৈনন্দিন অফিস, স্কুল বা যেকোনো প্রতিষ্ঠানে Attendance Sheet একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। সাধারণত আমরা Excel-এ উপস্থিতি বোঝাতে শুধু “P” ব্যবহার করি আর ফাঁকা জায়গা দিয়ে অনুপস্থিতি বোঝাই। কিন্তু এতে এক নজরে বোঝা একটু কঠিন হয়ে যায়, কোন ব্যক্তি কতদিন উপস্থিত আর কতদিন অনুপস্থিত ছিলেন। এজন্য যদি টেবিলের প্রতিটি সেলে স্পষ্টভাবে Present আর Absent দেখা যায়, তাহলে বিষয়টি আরও পরিষ্কার ও ব্যবহারযোগ্য হয়ে ওঠে।

Excel-এর সহজ কিছু ট্রিক আছে যা ব্যবহার করে এই কাজটি আমরা খুব সহজেই করতে পারি। একটি সাধারণ Find ফাংশন দিয়েই টেবিলের ভেতরে থাকা “P” গুলোকে Present এ রূপান্তর করা যায় আর যেসব সেল ফাঁকা থাকে সেগুলোকে Go TO ফাংশন দিয়ে Absent লেখা যায়। এতে Attendance Sheet আরও পেশাদার, সুন্দর এবং তথ্য বিশ্লেষণের জন্য কার্যকর হয়ে ওঠে।

Excel-এ Attendance Sheet-এ Present এবং Absent Auto লিখে দেওয়ার নিয়ম

ওটা করার জন্য আপনার Attendance Sheet তৈরি করতে হবে। Attendance Sheet এ নাম এবং দিনের কলাম তৈরি করতে হবে। আমি এটা তৈরি করেছি।

আপনারও এভাবে তৈরি করে নিবেন।

তারপর আমরা সব সেলে সিলেক্ট করব।

তারপর Keyboard এর Ctrl+H প্রেস করুন। এরকম আসবে। 

তারপর এখানে Find What এ Capital P লেখেন আর Replace With এ Present লিখন দিন।

তারপর আপনি Replace All এ ক্লিক করুন। 

দেখেন যেখানে যেখানে P লেখা ছিল সেখানে Present লেখা হয়ে গেছে। 

তারপর ফাঁকা সেলে Absent নিয়ে আসার জন্য আবার সব সেল সিলেক্ট করব।

আমরা Keyboard এ Ctrl+G প্রেস করব। তারপর এরকম আসবে। 

তারপর এখানে আমরা নিচে Special এ ক্লিক করব।

তারপর এরকম আসবে এখানে Blanks এ ক্লিক করব। 

তারপর নিচে ওকে তে ক্লিক করুন। 

তারপর ফাঁকা সেলে গুলো সিলেক্ট হয়ে যাবে এভাবে। 

তারপর Keyboard এ টাইপ করুন Absent 

তারপর Keyboard এ Ctrl+Enter প্রেস করেন। তাহলে দেখবেন সব ফাঁকা সেলে Absent লেখা চলে আসবে।

আশা করি বুঝতে পেরেছেন। 

✅ অতিরিক্ত টিপস 📝

• যদি আপনার শীটে অনেক ডাটা থাকে, তাহলে Find ফাংশনের মাধ্যমে কাজ করতে পারবেন। 
• চাইলে Conditional Formatting ব্যবহার করে Present-কে সবুজ আর Absent-কে লাল রঙেও দেখাতে পারবেন। এতে টেবিল আরও সুন্দর ও সহজবোধ্য হবে।

✅ আমার শেষ কথা 📝

Excel-এ Attendance Sheet তৈরি করে শুধু "P" ব্যবহার করলে অনেক সময় বিভ্রান্তি তৈরি হয়। তাই সহজ একটি Find  ফাংশন দিয়ে আমরা চাইলে Present এবং Absent লিখে নিতে পারি। এতে সময় বাঁচে এবং Attendance আরও স্পষ্টভাবে বোঝা যায়।